第４章 配付を受けた文書の収受、配付等（第13条―第15条）
第６章 決裁済みの文書の処理（第17条―第21条）
第１条 市長の事務部局における文書の取扱いについては、別に定めがあるものを除くほか、この訓令の定めるところによる。
第２条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(１) 文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書及び図面並びに電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。）であって、職員が組織的に用いるものとして市長が保有しているものをいう。
(２) 電子文書 電磁的記録であって、書式情報（文書の体裁に関する情報をいう。）を含めて磁気ディスク等に記録されているものをいう。
(７) 保管 事務室内において文書を適正に保管することをいう。
(８) 保存 総務課が指定する書庫において文書を適切に管理することをいう。
(９) 施行 行政機関の意思を文書によって相手方に伝えるために当該文書を郵便等若しくは使送によって発送し、掲示場に掲示し、広報誌に掲載し、電報、電子郵便、ファクシミリ、電子文書交換システム若しくは電子メールによって送達し、又は直接手渡すことをいう。
(10) 特殊取扱文書 書留、簡易書留、現金書留、配達証明、内容証明、特別送達郵便物及び親展文書並びに電報、電子郵便及び特別使送文書をいう。
(11) 帳票 事務処理のために必要な情報を記入するようにあらかじめ作られた事務用紙、伝票、帳簿等をいう。
(12) ファイリング・システム 組織が文書を共有化し、そこに記載されている情報を活用すること、文書の検索時間を短縮すること、並びに事務室内及び書庫内の空間を有効に利用することを目的として、主にフォルダーを用いて文書を整理し、保管し、保存し、及び廃棄する一連の手続をいう。
一部改正〔平成５年訓令２号・12年２号・14年６号・15年７号・17年５号・19年７号・21年３号・22年４号・30年２号〕
第３条 文書は、全て正確かつ迅速に取り扱い、常に整理して事務の効率的な運営を確保するように努め、処理後の保管及び保存を適正に行わなければならない。
第４条 総務部長は、文書事務の指導及び改善を行うものとする。
第５条 部長は、所管の文書の取扱いが適正かつ円滑に処理されるよう部内の指導並びに部外との連絡及び調整に努めなければならない。
２ 課長等は、文書の整理、保管、保存及び廃棄を適切に行わなければならない。
第６条 前条に規定する部長及び課長等の職務を補佐するため、課等に文書取扱主任を置く。
第７条 文書取扱主任は、次に掲げる事務を処理する。
(３) その他ファイリング・システムの定着化に関すること。
２ 幹事課の文書取扱主任は、前項に規定するもののほか、次に掲げる事務を処理する。
(２) 次条第２号に規定する帳票の管理に関すること。
第８条 文書事務に必要な帳票は、次のとおりとする。
ウ ア及びイにより管理される文書以外の文書に係る管理簿（以下「個別管理簿」という。）
ア 告示 法令等の規定又は権限に基づいて処分し、又は決定した事項を管内一般に公示するもの
イ 要領 行政機関が事務を処理するに当たって、処理準則、処理基準など行政内部の心得的事項を定めたもの及び相手方の事前の同意を前提として形成される非権力的規範のうち公示しないもの
ア 訓令 職員に対する市長の指揮命令で公示するもの
イ 訓 職員に対する市長の指揮命令のうち公示しないもの
ウ 指令 申請、願い等に対して処分の意思を表示するもの
エ 達 特定の個人又は団体に対し指示又は命令するもの
(４) その他 送付、通知、報告、進達、内申、副申、申請、願い、届け、照会、回答、諮問、答申、勧告、建議、協議、嘱託、委嘱、辞令、依頼、通達、依命通達、証明、議案、専決処分書、公布文、契約文、表彰文、あいさつ文、訴訟関係文、不服申立関係文等
第10条 文書の書式は、
鹿沼市公用文規程（平成３年鹿沼市訓令第４号）の定めるところによる。
第11条 郵便等及び栃木県使送により本庁に到達した文書は、総務部において受領し、次に掲げるところにより取り扱うものとする。
(１) 特殊取扱文書は、開封せず特殊取扱文書収受簿に記載して、速やかに当該文書に係る事務を主管する部（以下「主管部」という。）に配付し、受領者の押印又は署名を受けること。ただし、主管部が不明の封書は、開封するものとする。
(２) 特殊取扱文書以外の文書は、開封せず主管部に配付すること。ただし、主管部が不明の封書は、開封するものとする。
(３) ２以上の部に関係のある文書は、最も関係の深いと認められる部に配付すること。
３ 部において必要があると認めるときは、文書に受付印（
様式第７号）を押すものとする。
一部改正〔平成５年訓令２号・14年６号・19年７号・30年２号〕
(１) 特殊取扱文書は、当直日誌に必要事項を記載すること。
(２) 到達の時刻が権利の取得、変更若しくは喪失又は義務の賦課に関係する旨を持参人が表明した文書は、当直日誌に必要事項を記載するほか、当該文書の封筒又は余白に受領時刻を記載した上で、押印し、又は署名すること。
(３) 前２号に掲げる文書以外の文書は、受領した日ごとに一括しておくこと。
第13条 幹事課の文書取扱主任は、総務部から文書の配付を受けたときは、速やかに当該文書に係る事務を主管する課等（以下「主管課等」という。）に配付しなければならない。ただし、当該部の主管に属さない文書は、総務部に返さなければならない。
２ 主管課等は、文書件名簿又は個別管理簿（以下「文書件名簿等」という。）に記載する必要があると認める文書を文書件名簿等に記載しなければならない。
３ 文書件名簿に記載する文書は、おおむね次のとおりとする。
(１) 送付、通知、報告、進達、内申、申請、願い、届け、照会及び回答の文書
４ 文書件名簿に記載する文書番号は、会計年度による一連番号とし、発送した文書に関して収受した文書には、当該発送文書の文書番号を用いるものとする。
５ 文書件名簿等に記載した文書には閲覧兼指示事項スタンプ（
様式第８号）を押し、決裁責任者の閲覧に供さなければならない。
６ 文書件名簿等に記載しない文書のうち主管課等において必要と認める文書には閲覧スタンプ（
様式第９号）を押し、関係者の閲覧に供さなければならない。
７ 個別管理簿に記載する文書及び配付を受けた当該文書の取扱いは、別に定める。
一部改正〔平成５年訓令２号・15年７号・22年４号・30年２号〕
第14条 部長は、前条第５項の規定により回付を受けた文書を閲覧したときは、当該文書の処理に必要な指示事項を記載して主管課等の長（以下「主管課長等」という。）に配付するものとする。
第15条 主管課等において他の部又は課等に関係のある文書を収受したときは、当該文書を関係する部又は課等の閲覧に供さなければならない。ただし、写しを送付することにより閲覧に供することに代えることができる。
第16条 文書の発信者名は、市長名、市長の職務代理者名若しくは市長から権限の委任を受けた者の名又は会計管理者の名若しくは会計管理者から権限の委任を受けた者の名を用いなければならない。ただし、文書の性質及び内容により、副市長名、部長名、課長等名又は施設の長名を用いることができる。
２ 前項の規定にかかわらず、特に必要があるものは、市名を用いることができる。
３ 第１項の規定にかかわらず、市の組織内に発する文書（以下「対内文書」という。）及び軽易な文書には、発信者の職名のみを用い、氏名を省略することができる。
４ 発送する文書には、原則として主管部、主管課等及び当該文書に係る事務を主管する係の名称、担当する職員の氏名並びに電話番号を当該文書の右下に表示するものとする。
一部改正〔平成12年訓令２号・15年７号・19年５号・30年２号〕
第17条 文書は、次に定めるところにより処理しなければならない。
(１) 条例、規則、告示、訓令、訓及び専決処分書には、総務部において例規等件名簿により一連番号を付すること。
(２) 指令及び達には、部において指令・達件名簿により一連番号を付すること。ただし、公の施設の使用許可については、当該施設において指令・達件名簿を備えることができる。
(３) 前２号に掲げる文書、個別管理簿で管理する文書及び要領以外の文書には、部の名称の頭文字を記載し、文書件名簿により一連番号を付すること。ただし、軽易なものには、番号を付することを省略することができる。
(４) 個別管理簿に記載する文書の番号の付番方法及び処理に関し必要な事項は、別に定める。
(５) 第13条第４項の規定は、収受した文書に関して発送する文書（指令及び達を除く。）について準用する。この場合において、「発送」とあるのは「収受」と、「収受した」とあるのは「発送する」と読み替えるものとする。
２ 前項に規定する一連番号は、条例、規則、告示、訓令及び訓並びに市議会に提出する議案及び専決処分書にあっては暦年により、その他の文書にあっては会計年度によるものとする。同一事案に係る指令及び達には、事案が完結するまでは、同一番号を用いるものとする。
第18条 浄書は、原則として部において行うものとする。
２ 印刷は、原則として総務部において行うものとする。
３ 総務部に印刷を依頼する場合は、印刷依頼票に必要な事項を記入し、原稿を添えて総務部に提出しなければならない。
第19条 施行する文書には、公印を押さなければならない。ただし、対内文書及び軽易な文書には押印を省略することができる。
第20条 郵便等又は栃木県使送により文書を発送しようとするときは、幹事課の文書取扱主任がとりまとめの上、毎日所定の時間までに総務部に回付しなければならない。
第21条 文書の発送、掲示及び広報掲載は、総務部において行う。
２ 文書の発送の方法は、原則として郵便等とする。ただし、栃木県庁又はその出先機関に発送する文書は、栃木県使送により送達するものとする。
３ 電報、電子郵便、ファクシミリ、電子メール及び直接持参することにより文書を施行する場合は、主管部において行うものとする。
一部改正〔平成12年訓令２号・14年６号・17年５号・19年７号・22年４号・30年２号〕
第22条 文書は、常に一定の場所に整理・保管し、担当者が不在のときでも速やかに利用できるよう、その所在及びその処理の経過を明らかにしておかなければならない。
第23条 課等は、毎年度当初に前々年度、前年度及び当該年度のファイル管理表（
様式第10号）を２部作成し、１部を保管し、他の１部を幹事課を経由して総務課に提出しなければならない。
２ ファイル管理表の記載事項の変更を必要とするときは、その都度加除・訂正するものとする。
一部改正〔平成12年訓令２号・19年５号・30年２号〕
第24条 文書は、施行する文書にあっては施行したものと未施行のものとに、施行しない文書にあっては決裁の済んだものと済まないものとに区分して、課等において整理し、保管しなければならない。
２ 秘密の文書は、主管課長等の指示するところにより保管するものとする。
第25条 施行する文書で未施行のもの及び施行しない文書で決裁の済んでいないものは、担当の職員別にフォルダーに整理し、所定の収納器具に収納するものとする。
第26条 施行する文書で施行済みのもの及び施行しない文書で決裁済みのものは、課等において次に掲げる方法により整理し、保管するものとする。
(２) ファイリング・キャビネット（以下「キャビネット」という。）に保管すること。
第27条 ４段のキャビネットで保管している文書は、原則として毎年４月１日に上２段から下２段へ移し替えなければならない。
２ キャビネット以外で保管している文書については、前項の例により移し替えなければならない。
第28条 文書及び電子文書（この条において「文書」という。）の保存期間は、１年未満、１年、３年、５年、10年及び長期とする。
２ 文書の保存期間は、保存期間が１年未満の文書を除き、文書番号の付し方が暦年によるものは、施行する文書にあっては施行の日、施行しない文書にあっては決裁の日（以下この条において「完結日」と総称する。）の属する年の翌年から、会計年度によるものは完結日の属する年度の翌年度から起算する。
３ 第１項の規定にかかわらず、法令等に保存期間が定められている文書については、その期間を保存期間とする。
４ 文書の保存期間は、
別表に掲げる基準に基づいて、課長等が定める。
一部改正〔平成14年訓令６号・17年５号・23年２号・30年２号〕
第29条 課等において保管する必要のなくなった文書であって更に保存を要するものは、総務課に引継ぎをしなければならない。ただし、特に主管課等において保存する必要がある文書については、総務課長の承認を得て当該主管課等において保存することができる。
２ 保管文書の総務課への引継ぎは、次の手続により行わなければならない。
(１) 保存期間が10年以下の文書は、ファイル管理表に必要な事項を記入し、その写しを総務課に提出する。
(２) 長期保存文書については、長期保存文書引継書を作成し、総務課に提出する。
３ 保管文書の総務課への引継ぎは、原則として毎年５月31日までに行わなければならない。
第30条 総務課は、前条の規定により保管文書の引継ぎを受けたときは、これを書庫に収納しなければならない。
第31条 課等は、保管の必要のない文書を直ちに廃棄しなければならない。
２ 総務課は、保存期間の経過した文書を速やかに廃棄しなければならない。
３ 総務課は、保存期間の満了前の文書及び長期保存の文書であっても、課等から保存が不要である旨の申出があったときは、これを廃棄することができる。
４ 前３項の規定による文書の廃棄に当たっては、文化財を主管する部署（以下「文化財主管部署」という。）と協議の上、廃棄の適否を検討しなければならない。
５ 課等は、保存期間が満了した文書を更に保存しようとするときは、あらかじめ、総務課の承認を受けなければならない。この場合において、課等は、当該承認を受けたときは、次の各号に掲げる文書の種類の区分に応じ、それぞれ当該各号に定める措置を講じなければならない。
(１) 長期保存文書 長期保存文書引継書を総務課に提出すること。
(２) 長期保存文書以外の文書 ファイル管理表の訂正をすること。
６ 課等及び総務課は、第４項の規定による検討の結果、廃棄すべきでないと判断した文書を文化財主管部署に引き継ぐことができる。
一部改正〔平成14年訓令６号・19年５号・30年２号〕
第32条 文書の廃棄は、溶解、裁断、焼却等の適当な方法で行わなければならない。
第33条 他官庁から収受した秘密の文書については、当該官庁が指定した秘密区分を尊重し、秘密保全の取扱いをしなければならない。
第34条 本庁以外において取り扱う文書については、別に定めがあるもののほか、この訓令の規定の例による。
第35条 この訓令に定めるもののほか、電子文書の取扱いに関し必要な事項は、市長が別に定める。
２ 鹿沼市文書管理規程（昭和46年鹿沼市訓令第２号）は、廃止する。
２ 地方自治法の一部を改正する法律（平成18年法律第53号）附則第３条第１項の規定により収入役として在職するとされた者については、この訓令による改正後の鹿沼市文書取扱規程の規定にかかわらず、なお従前の例による。
２ 第１条の規定による改正後の鹿沼市決裁規程の規定は、この訓令の施行の日（以下「施行日」という。）以後にする起案及び当該起案に係る決裁について適用し、施行日前にされた起案及び当該起案に係る決裁については、なお従前の例による。
３ 第４条の規定による改正後の鹿沼市文書取扱規程の規定は、施行日以後に作成し、発送し、又は受領する文書の取扱いについて適用し、同日前に作成し、発送し、又は受領した文書の取扱いについては、なお従前の例による。
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保存期間 | 項目 |
長期 | １ 市行政の総合計画、総合調整及び重要な施策の決定並びに重要な事業計画の樹立及びその実施方針の決定に関する文書 ２ 議会の招集並びに議会に提案する議案、諮問及び報告に関する文書 ３ 条例、規則その他の例規の制定・改廃に関する文書 ４ 隣接市町村との廃置分合及び境界変更並びに町又は字の改編に関する文書 ５ 市行政の沿革に関する文書 ６ 市長及び副市長の事務の引継ぎに関する文書 ７ 職員の任免・賞罰に関する文書 ８ 行政委員会及び附属機関の委員等の任免、委嘱及び解職に関する文書 ９ 訴訟、不服申立て、和解及び調停に関する文書 10 公有財産の取得及び処分に関する文書 11 市債に関する文書 12 予算、決算及び出納に関する重要な文書 13 叙位、叙勲及び褒賞並びに表彰に関する文書 14 長期保存文書引継書 15 有効期間が10年を超える許可、認可、承認、取消し等の行政処分に関する文書 16 その他10年を超える保存を必要とする文書 |
10年 | １ 財産の管理に関する文書 ２ 金銭の支払に関する証拠書類 ３ ファイル管理表 ４ 有効期間が５年を超え、10年以下の許可、認可、承認、取消し等の行政処分に関する文書 ５ 公印使用承認願兼承認書 ６ その他10年保存を必要とする文書 |
５年 | １ 補助金の交付に関する文書 ２ 職員の人事及び給与に関する文書 ３ 有効期間が３年を超え、５年以下の許可、認可、承認、取消し等の行政処分に関する文書 ４ その他５年保存を必要とするもの |
３年 | １ 通知、照会、回答等に関する文書 ２ 定期監査に関するもの ３ 有効期間が３年以下の許可、認可、承認、取消し等の行政処分に関する文書 ４ その他３年保存を必要とするもの |
１年 | １ 通知、照会、回答等に関する文書で軽易なもの ２ 市長部局内部の事務連絡に関する文書 ３ その他１年保存を必要とするもの |
１年未満保存 | １ 市長部局内部の事務連絡に関する文書で定例的又は軽易なもの ２ その他１年以上の保存を必要としないもの |
追加〔平成14年訓令６号〕、一部改正〔平成19年訓令５号・23年２号〕
様式第１号
（第８条関係）様式第２号
（第８条関係）様式第３号
（第８条関係）様式第４号
（第８条関係）様式第５号
（第８条関係）様式第６号
（第８条関係）様式第７号
（第11条関係）様式第８号
（第13条関係）様式第９号
（第13条関係）様式第10号
（第23条関係）
